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mer 29 feb 2012

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venerdì 27 novembre 2009
Moduli suite Keystone
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Process Mgmt

Nella fase di disegno del processo si identifica il ruolo della risorsa necessaria per ciascuna attività. Nella fase operativa il sistema consente di assegnare una persona (partecipante) ad una attività scegliendola all’interno dei ruoli , previsti nella fase di definizione del processo.
L’assegnazione persona /ruolo è effettuata dal sistema usando una assegnazione statica od una assegnazione dinamica .
Un'assegnazione statica consiste semplicemente nell'assegnare una certa attività ad un partecipante specifico, mentre una dinamica, consente di far decidere al sistema, a quale partecipante assegnare l' attività indicando come partecipante un gruppo di persone tra cui scegliere secondo alcune regole specifiche. Si può così, definire delle regole, per far assegnare l' attività a chi ha meno carico di lavoro, a chi ha le competenze specifiche, etc.
Per l’assegnazione dell’attività ad una risorsa specifica, il responsabile del processo potrà contare sul supporto di un’Agenda Elettronica condivisa, di tutte le persone del proprio organico, oppure sul supporto di uno strumento di “ Scheduling” tramite il quale è possibile visualizzare un diagramma di Gantt con la situazione di saturazione delle risorse per processo/attività e relative scadenze.

Il gestore dei compiti si occuperà di interagire con l’utente: gli presenterà il lavoro da svolgere e gli permetterà di interagire con le applicazioni esterne.
Il gestore dei compiti si occuperà di interrogare il motore di workflow per conto dell’utente: si farà consegnare ed organizzerà la lista dei lavori da svolgere.
I lavori che l’utente dovrà svolgere potranno essergli assegnati dal motore di workflow o potrà essere l’utente che sceglie da una lista di lavori disponibili. Queste due politiche, rispettivamente push e pull, saranno implementate in funzione delle necessità, e potranno essere combinate in politiche ibride.
L’inizio è la fine di ciascuna attività dovrà essere comunicata dall’utente al motore di workflow tramite delle interfacce applicative semplici ed intuitive, tramite le quali è possibile inserire i dati di consuntivazione dell’attività, in termini di tempo impiegato ed eventualmente se richiesti anche i dati necessari per alimentare gli indicatori di misurazione delle performance ( KPI -(Key Performance Indicator)
Tutte i dati riguardanti ogni attività svolta vengono memorizzati per cui, utilizzando un apposito strumento di analisi dati ( Business Intelligence) integrato nel sistema , è possibile porre delle domande specifiche a cui il sistema può dare una risposta altrettanto precisa. Ad esempio è possibile sapere quanto tempo un partecipante ha speso per eseguire un certo tipo di attività, oppure sapere quale è lo stato attuale di un processo verificando quanto tempo è stato impiegato per ogni singola attività già eseguita. Si possono così individuare colli di bottiglia o verificare il carico di lavoro dei singoli partecipanti al fine di ottimizzare i processi e diminuirne i tempi ed i costi di esecuzione.

  • Automatizzazione della registrazione delle richieste pervenute e valutazione delle priorità;
  • Gestione dei processi operativi tramite la generazione automatica di “To Do List “ con il coinvolgimento in modo collaborativo delle diverse risorse coinvolte nei processi identificati;
  • Istanziazione dei processi tramite un motore di workflow personalizzabile e modificabile autonomamente senza intervento del fornitore del software;
  • Gestione dello scadenziario delle attività e dei piani di lavoro;
  • Monitoraggio costante dei processi attraverso una tracciatura di qualsiasi attività in essere o già conclusa;
  • Pianificazione ed esecuzione degli Audit;
  • Storicizzazione degli Audit, con consultazione sempre accessibile;
  • Pianificazione delle azioni correttive per garantirne il rispetto dei tempi ;
  • Gestione delle azioni correttive richieste;
  • Automatizzazione dell'intero ciclo di registrazione, classificazione, l'indagine e diagnosi di non conformità, incidenti e problemi;
  • Registrazione dei difetti, l'analisi della loro causa e le relative azioni correttive intraprese;